KPIs- ¿Para que los necesito? ¿Cómo definirlos?

Una implantación de un sistema de Business Intelligence será un éxito si está alineada con los objetivos estratégicos de la empresa.

El análisis de datos debemos dar respuesta a las preguntas clave de negocio que nos aseguren alcanzar esos objetivos, mediante KPIs que midan los valores que nos indiquen el grado de consecución.

KPI es el acrónimo de las palabras en inglés Key Performance Indicator, la traducción en español sería Indicador clave de rendimiento. Son las métricas que nos ayudan a medir el rendimiento de una determinada acción. Es una forma de evaluar el nivel de éxito de las acciones llevadas a cabo para alcanzar nuestros objetivos.

Un KPI es un valor para medir el éxito en la consecución de un objetivo.

¿Para qué sirven?

Existen miles de métricas que podemos medir, pero lo importante es saber seleccionar las relevantes para nuestra empresa. La correcta elección de los KPIs nos ayudará a diseñar y comunicar a nuestro equipo la hoja de ruta para alcanzar nuestros objetivos.

En una situación tan cambiante como la actual, es necesario evaluar de forma continua la consecución de determinados hitos. Una correcta definición y seguimiento de los KPIs nos permitirá saber si vamos por el buen camino.

En caso de no obtener los valores previstos detectaremos lo que no está funcionando para realizar las correcciones necesarias para obtener los resultados esperados.

¿Cómo escoger un buen KPI?

Un KPI debe ser relevante para la empresa y ayudar a la toma de decisiones. Para seleccionar los KPIs adecuados deberemos hacernos estas preguntas:

  • ¿Qué queremos medir?
  • ¿Por qué medimos este dato?
  • ¿Realiza el seguimiento de los resultados de uno de nuestros objetivos?
  • ¿Es un factor clave para la empresa?
  • ¿Quién es el responsable de supervisarlo?
  • ¿Con que periodicidad conviene supervisarlo?

Lo importante es seleccionar KPIs que ayuden a la toma de decisiones dentro de la empresa y deben cumplir algunas características:

  1. Medible
    Puede que parezca obvio, pero es necesario disponer de los registros y los medios necesarios para medir el rendimiento exacto de una determinada acción. Tiene que ser un dato que esté disponible y asegurarnos de que es correcto. Un KPI puede ser un número o un porcentaje.
  2. Importante
    Disponemos de miles de datos, pero no todos tienen la misma relevancia en el éxito de nuestra empresa. Los KPIs elegidos deben estar directamente relacionados con la estrategia definida, con los hitos concretos que queremos conseguir.
  3. Relevante
    Debe ser clave para alcanzar los objetivos definidos y un claro indicador de su consecución. Debemos tener muy claro, que está directamente relacionado y en qué medida con los objetivos planteados. Si nuestro objetivo es obtener una rentabilidad determinada, monitorizar exclusivamente las ventas no nos asegurará detectar desviaciones. Deberemos vigilar además otros indicadores como precios medios de venta o costes. Si elegimos el KPi incorrecto, nos llevará a conclusiones incorrectas.
  4. Decisivo
    Deben ayudarnos a tomar decisiones, indicarnos lo que está funcionando y lo que no. Si medimos adecuadamente nuestro rendimiento, tendremos la información que necesitamos para evaluar si nuestro plan de acción es el adecuado y realmente nos lleva donde queremos llegar. Nos permitirá decidir en base a datos objetivos y efectuar los cambios necesarios.
  5. Periódico
    Cualquier KPI que elijamos debe medirse periódicamente, para poder llevar a cabo acciones a tiempo.
    Si detectamos las desviaciones tarde, no podremos corregir la ruta.

¿Cuáles son los adecuados para ti?

Existen indicadores de gestión económicos, de producción, financieros, de calidad, de logística, de servicio. Te proponemos algunos KPIs por áreas:

  • Área ventas: ventas total, ventas por productos, ventas por delegaciones, coste de adquisición de cliente, captación de nuevos clientes, recurrencia, inversión total en marketing…
  • Fidelización de clientes: rentabilidad de cliente, tasa de retención de clientes, NPS, índice de satisfacción del cliente, churn, nº de clientes fidelizados.
  • Marketing digital: el número de visitas a la web, tiempo de permanencia, clicks, coste por lead, CTR, tasa de conversión, nº de visitas de tráfico orgánico y de pago o tasas de apertura en campañas de emailing, son entre otros indicadores de gestión digitales.
  • Competitividad y branding: cuota de mercado, tasa de crecimiento del mercado, grado de penetración, valor de marca, notoriedad de marca, etc.
  • Gestión comercial: visitas comerciales, presupuestos entregados, contrataciones, eficiencia comercial, venta cruzada.
  • Rentabilidad: rentabilidad por línea de negocio, segmento de cliente, familia de producto, cliente y producto. Costes fijos y variables, margen de contribución, beneficio neto, EBITDA, ROI, ROE.
  • Financiero: total activo, fondo de maniobra, activo y pasivo corriente, tesorería, deuda bancaria, NOF, cash flow, liquidez, solvencia.

Los KPIs son una excelente herramienta de supervisión y control de la planificación.

Nos permiten descubrir que acciones son las adecuadas y cuáles no, pero no nos servirán de nada si previamente no hemos definido claramente cuales es nuestra estrategia y las acciones adecuadas.

Los KPIs deberán ser la consecuencia de un trabajo previo de planificación estratégica.

En muchas ocasiones las acciones en un área están interrelacionadas con otras y es importante tener una visión global de la empresa. Un cuadro de mando en el que estén reflejados todos los KPIs es una herramienta clave para la toma de decisiones.

Si no sabemos en que situación nos encontramos, será difícil que tomemos buenas decisiones.

Los KPIs definidos correctamente no son solo una herramienta imprescindible para la toma de decisiones, sino también una excelente guía para resolver los problemas operativos diarios con mayor agilidad y seguridad.

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